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档案工作规定
2013-03-22 16:49:31 作者: 发布范围:公开 阅读:

第一章 总 则

第一条 为加强学校档案工作建设,充分发挥档案作用,根据《中国人民解放军档案条例》和上级有关档案工作各项规定,结合我校实际情况,制定本规定。

第二条 第四军医大学的档案是学校机关和所属单位在各项工作中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式或不同载体的历史纪录。学校档案分为文书档案、科技档案和专门档案,是总后勤部档案的组成部分,非档案部门和个人不得私自留存。

第三条 学校档案工作的基本任务是贯彻执行国家和军队有关档案工作的法规、条例和规定。及时收集、整理、立卷,科学管理档案,维护学校档案的安全与完整,组织实施档案信息化建设,开发和利用档案信息资源,为学校各项建设服务。

第四条 学校档案工作在校党委及学校档案工作领导小组的直接领导下,对学校档案实行分级、分专业负责的领导机制,对档案实体实行相对集中统一管理的原则,同时受总后档案部门的业务指导和检查。

第五条 学校档案工作是全校工作的重要组成部分,是维护我校发展的真实面貌,提供历史凭证与信息的重要事业,要把档案工作纳入本单位建设计划,使之与学校各项工作协调发展。

第六条 各单位应当着眼提高档案工作人员的综合素质,做好档案工作人员的选拔、培养和使用。档案人员必须严格执行档案工作的法律、法规,热爱档案事业,精通业务,恪尽职守,严守秘密。

第七条 学校所有单位和个人都有保护学校档案的义务,同时依据规定享有利用学校档案的权利。

第二章 职 责

第八条 学校档案馆归口校办公室管理,是学校档案工作的主管部门,是集中管理档案和提供档案信息服务的机构,其职责是:

(一)在校党委和学校档案工作小组的领导下,对全校档案工作负责组织实施,并接受上级档案部门的指导、监督和检查。

(二) 负责全校档案工作的业务指导、监督和检查。

(三)协调各专业部门以及上级专业主管机关同本级专业部门之间的档案业务工作。

(四)调查了解全校档案工作情况,及时反映和解决工作中存在的问题。

(五)审定全校档案工作的规章制度,提出有关档案建设的规划或意见,经校首长批准后,组织实施。

(六)强化学校档案安全体系建设,杜绝计算机泄密、信息丢失和病毒破坏事故。抓好经常性安全管理与监督检查,确保档案及其信息绝对安全。

(七)负责提出科学管理、保护档案的措施,最大限度地延长档案资料的寿命。

(八)组织实施档案信息化建设,开展各种档案资料的编研工作,有效提供档案信息服务。

(九)组织全校档案人员积极参加地方与军队的档案学术交流活动。

(十)完成学校首长和上级档案部门赋予的其他任务。

第九条 学校文书档案、科技档案和专门档案各专业主管部门或档案人员具体实施对各种档案的管理,其职责是:

(一)负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和移交。

(二)组织进行档案鉴定和销毁超过保管期限的 档案。

(三)编制各种检索工具和参考资料。

(四)开展档案信息化建设,做好档案数字化工作,提供档案信息服务。

第三章 档案的收集和整理

第十条 档案的收集和整理是档案工作的基础。对应当归档的材料,由其形成单位、承办部门、保密室、档案馆密切配合收集齐全,及时归档立卷,集中保管。学校保密室应定期根据掌握的办文登记、用印等情况,督促有关部门及时移交应当归档的材料。

应当归档的文本、图形和声像形式的不同载体材料,其形成单位或者承办部门应当制成纸质文件材料一并归档。

第十一条 根据《中国人民解放军档案条例》文书档案通常在文件资料承办完毕后的第二年立卷归档;科技档案、专门档案通常在任务完成或者阶段性任务完成后立卷归档。

第十二条 档案保存期限分为永久和定期两种,具有长远保存和利用价值的档案列为永久档案,在一定时期内具有保存和利用价值的档案列为定期档案。

文书档案定期保存的时间通常为50年;科技档案和专门档案定期保存的时间,由总部有关主管部门确定。

第十三条 档案整理立卷应当遵循文件材料的客观形成规律进行整理,做到分类清楚,组卷合理,排列有序,便于保管和利用。

对永久保存的档案材料必须去掉文件上的金属装订物,单份用线装订。

第十四条 按照标准格式对卷内文件进行档案的著录标引。填写卷内文件目录和备考表,做到准确、清楚、规范。

第十五条 文书档案、科研成果档案要按照《军队公文档案信息管理网络系统》、《军队后勤科技装备档案信息管理系统》做好档案数字化工作,各类档案都应建立完整的机读目录,不断完善档案信息检索系统,并做好维护工作。档案信息的加工整理应当符合标准化、规范化要求。

第四章 档案管理和移交

第十六条 文书档案、科技档案和专门档案都应建立健全档案保管制度,采用先进技术,配备必要的设施设备,落实档案保管要求。学校档案管理机构应当定期检查档案保管状况,发现问题及时采取补救措施;破损、变质的档案应当及时修复或复制;重要档案建立并实施档案异地、异质备份制度,确保档案及其信息的绝对安全。

第十七条 学校各类档案必须将其所保管的档案目录上交学校档案馆一套,由档案馆集中保管。

第十八条 学校有保管档案任务的各专业主管部门,必须按照档案保管要求,在档案库房配备专用装具和防盗、防火、防潮、防虫、防尘、温湿度控制和自动化管理设备。

第十九条 学校附属医院永久保存的文书档案在本单位保存五年后,向学校档案馆移交;学校保存的永久文书档案、科技成果档案在本校保管10年后向总后档案馆移交,并办理交接手续。

撤销、合并、降格或者改变隶属关系的单位,必须按照规定移交或者妥善处理其保管的档案。

第二十条 个人所有的对国家和军队及学校具有保存价值或者应当保密的档案资料,所有者可以向学校档案馆捐赠、寄存或者有偿转让。

第二十一条 档案馆和各专业档案主管部门要对档案的收进和移交,档案状况和利用等情况按规定进行登记和统计,档案登记和统计必须及时、准确、统一、完整,并按规定向学校档案馆和上级主管部门报告。

第二十二条 销毁不需要归档的材料和失去保存价值的档案,必须经过鉴定,按照规定履行审批手续。未经鉴定和批准,不得擅自销毁档案。

第二十三条 复制档案必须按照规定报批,复制件应当注明出处,军校档案及其复制件不得出卖或者私自邮寄、携运出境。

第二十四条 涉密档案的密级变更与解密,按照军队有关保密规定执行。

第五章 档案的提供利用

第二十五条 提供档案信息服务是档案工作的根本任务。各档案管理部门应当增强服务意识,运用先进手段,采取多种形式,既要为档案提供利用创造便利条件,又必须保证军事秘密安全。

第二十六条 凡利用未开放的密级档案,包括查阅、借阅抄录、复制必须按照规定履行审批手续。借阅规定如下:

(一)凡借阅本单位的档案需经本单位的领导(部、处领导)批准;借阅其它单位档案应由本单位领导签字,经主管档案单位领导批准,个别重要档案还应征得归档单位领导同意。

(二)校外单位借阅档案,须持单位介绍信,经有关领导批准。

(三)凡在档案室查阅一般性档案、由档案室工作人员处理。

(四)凡查阅、借阅重要的机密档案,需经有关部门领导或办公室主任批准。

(五)利用校党委、常委会议记录等重要档案,需经党委书记、副书记批准。

(六)凡属重要机密性强的档案,原则上应在档案室查阅;一般性档案经领导批准借出后,利用时间最长不得超过一周,如需再延长借用时间,要经档案室同意后,重新办理借阅手续,用毕及时退还。

(七)特别重要的档案外借、展览、复制、抄录,需经校党委正、副书记批准。

(八)档案工作人员对归还的档案要当面查清,如有损坏或丢失,应及时追查并报告领导,事后将处理结果记入档案考证表内。

(九)凡借阅、查阅档案,均必须进行登记或填写借阅单。

第二十七条 凡利用档案的单位或个人,必须严格遵守保密制度,不得向无关人员泄露档案内容;查阅时必须爱护档案,不得在档案原件上涂改、勾划、批注、剪裁、拆散、损坏或转借,违者必究。

第二十八条 各档案室要注意收集登记档案利用效果情况,积累有关材料,总结利用工作经验,以便更好地开展档案利用的服务工作。

第二十九条 向学校档案馆移交、捐赠、寄存或者有偿转让档案的单位和个人,对其移交、捐赠、寄存或者有偿转让的档案享有优先利用权,利用手续可以简化,并可以对其档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应当维护其合法权益。

第六章 战时和紧急情况时的档案工作

第三十条 我校战时的档案工作,按照《中国人民解放军档案条例》执行。

(一)档案工作必须坚持平战结合,适应平战转换的要求。

学校档案部门制定战备方案,按照档案价值和用途将档案区分为留置、后运和销毁三个部分,确定适宜安全保管档案的处所、运输车辆、运载装具和人员分工。遭遇突然袭击或者突发事件,应当根据上级指示和战备方案,适时组织档案转移,确保档案安全。

(二)参战单位形成的档案资料,应当及时收集齐全,移交档案管理机构整理归档。

(三)档案管理机构应当根据作战需要,及时提供档案信息服务。

(四)参战单位的档案管理机构和参战人员均有收集敌方档案资料的义务。档案管理机构应当对收缴的敌方档案资料及时进行整理,妥善保管,随时提供利用。

(五)战时遇有危及档案安全的紧急情况,战场指挥员和档案工作人员,应当在最大限度地保证档案安全的前提下,对档案进行临机处置,但事后必须及时向上级档案工作主管部门报告,并对处置结果负责。

第三十一条 学校档案工作遇紧急情况时应采取如下应急措施:

(一)成立档案应急分队,确保人员在位,一旦发现情况立即组织抢救。

(二)档案存放要心中有数,一旦发生水灾、火灾等情况要迅速切断水源、电源,立即报警,并及时向首长报告,同时组织有关人员将档案疏散到安全地点。

(三)在紧急情况下,按档案的重要程度,有秩序地进行抢救和转移档案,保证档案的安全,过后及时修复,以确保档案的完整。

(四)如发现档案被盗应首先保护好现场,及时上报并提供线索,采取补救措施。

(五)如发现鼠咬、虫咬现象,要及时向领导报告,同时采取可行性措施灭鼠、灭虫。

(六)数字化档案要做好备份、定时检查。一旦发现载体数据破坏,及时向总后档案馆报告,采取补救措施。

(七)做好温湿度纪录,一旦发现超标或未达标现象,要及时采取措施,把温湿度控制在保护档案的适宜范围之内,延长档案的使用寿命。

第七章 附 则

第三十二条 本规定适用于本校及各院、系。

第三十三条 本规定自颁发之日起施行。本规定与学校以前所发的档案工作规定有抵触时,均以此规定为准。


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